Valicon d.o.o., Kopitarjeva2, 1000 Ljubljana, Slovenija (v nadaljevanju: Valicon)
Kot del vsakega izbirnega postopka Valicon zbira in obdeluje osebne podatke, ki so povezani s kandidati za zaposlitev. Valicon je zavezan k preglednosti o tem na kakšen način zbira in uporablja oziroma hrani takšne podatke in glede izpolnjevanja svojih obveznosti v zvezi z varstvom osebnih podatkov.
KATERE PODATKE ZBIRA VALICON
Valicon lahko zbira in obdeluje naslednje podatke:
- vaše ime in priimek, naslov in kontaktne podatke, vključujoč elektronski naslov in telefonsko številko;
- podrobnosti glede vaše izobrazbe oz. kvalifikacij, veščin, izkušenj in vaše zaposlitvene zgodovine;
- če takšne podatke delite z nami prostovoljno obdelujemo tudi podatke o vaši trenutni plači, vključujoč podatke o upravičenosti do ugodnosti;
- podatki o vaših morebitnih omejitvah za delo zaradi katerih mora Valicon ustrezno prilagoditi svoje delovne procese oz. prostore;
- podatki o državljanstvu oziroma o tem ali imate pravico delati v Sloveniji;
- če takšne podatke delite z nami prostovoljno obdelujemo tudi podatke za spremljanje zagotavljanja enakih možnosti, vključujoč informacije o vaši etnični pripadnosti, zdravju in svetovnonazorskem prepričanju;
- vašo video predstavitev v primerih, da je to zahtevano za namene selekcijskega postopka;
- fotografijo, ki je del vašega življenjepisa;
- psihološki testi, če tako zahtevajo razpisani pogoji delovnega mesta.
Valicon zbira predmetne informacije na različne načine. Na primer podatki se zbirajo preko prijavnih obrazcev za zaposlitev, življenjepisov, spremnih pisem, priporočil, spletnih portalov za iskanje zaposlitev, iz naše korespondence z vami ali preko intervjujev in drugih oblik ocenjevanj (vključujoč spletna testiranja).
Valicon zbira informacije od tretjih oseb zgolj na podlagi vašega soglasja, razen tiste informacije, ki jih lahko zbira brez vašega soglasja na podlagi relevantne zakonodaje.
Podatke o vas Valicon shranjuje v vaši prijavni mapi.
Zakaj Valicon obdeluje vaše osebne podatke:
Valicon mora obdelovati vaše osebne podatke, da lahko izvede selekcijski postopek in vse potrebne korake pred sklenitvijo pogodbe o zaposlitvi z vami.
V nekaterih primerih mora Valicon obdelovati podatke za izpolnjevanje svojih zakonskih obveznosti. Na primer, pred začetkom zaposlitve mora preveriti ali ima izbrani kandidat pravico delati v Sloveniji.
Valicon obdeluje osebne podatke tekom izbirnega postopka na podlagi Zakona o delovnih razmerjih in kjer potrebno vašega izrecnega soglasja. Obdelovanje podatkov kandidatov za zaposlitev omogoča Valicon, da upravlja z zaposlitvenim postopkom, ocenjuje in potrjuje primernost kandidata za razpisano delovno mesto in odloča katerega kandidata bo na koncu izbral.
Kadar Valicon obdeluje posebne kategorije osebnih podatkov, jih obdeluje za namene ustrezne prilagoditve izbirnega postopka za kandidate z zdravstvenimi omejitvami.
Za zasedbo določenih delovnih mest mora Valicon preveriti kazenske evidence, da lahko zagotovi, da kandidati za zaposlitev izpolnjujejo pogoje za zasedbo teh delovnih mest.
Če niste bili izbrani za razpisano delovno mesto, bo Valicon hranil vaše osebne podatke v posebni mapi še pet let po zaključku izbirnega postopka za primere, če se pojavijo nove zaposlitvene priložnosti za katere ste lahko primerni. Valicon vas bo vprašal za vaše soglasje, preden bo lahko shranil vaše podatke za prej navedeni namen in sami lahko popolnoma svobodno kadarkoli prekličete vaše soglasje.
Kdo ima dostop do vaših osebnih podatkov
Vaši podatki se bodo delili interno za namene izvedbe izbirnega postopka, in sicer med zaposlene v kadrovskem oddelku, člane izbirne komisije, izpraševalce vključene v izbirni postopek, vodje oddelka, kjer je razpisano delovno mesto za katerega kandidirate in zaposlene v IT oddelku, če je dostop do vaših podatkov potreben za izpolnjevanje njihovih nalog (npr. vzdrževalna dela na strežnikih, kjer se hranijo vaši podatki).
Valicon ne bo delil vaših podatkov s tretjimi osebami, razen če bo vaša prijava za zaposlitev uspešna in vam bo ponujena zaposlitev. V tem primeru bo veljala politika zasebnosti za zaposlene.
Vaši podatki se lahko prenesejo izven držav Evropskega gospodarskega prostora (EGP). Vaši podatki izven držav EGP se bodo prenašali samo na podlagi ustreznega zaščitnega mehanizma, kot ga določa zakonodaja s področja varstva osebnih podatkov.
Kako Valicon varuje vaše osebne podatke
Valicon resno obravnava varnost vaših podatkov. Valicon ima vzpostavljene interne politike in postopke, da zagotovi, da se vaši podatki ne izgubijo, niso nenamerno uničeni, zlorabljeni in niso razkriti razen zaposlenim v zvezi s pravilnim izvajanjem selekcijskega oziroma zaposlitvenega postopka.
Kako dolgo hranimo vaše osebne podatke
Če bo vaša prijava za zaposlitev neuspešna, bo Valicon hranil vaše osebne podatke še določen čas po zaključku izbirnega postopka, in sicer je dolžina hranjenja odvisna od naslednjih okoliščin:
- dokazila o izpolnjevanju razpisnih pogojev za zasedbo prostega delovnega mesta, ki ste nam jih predložili kot prilogo k vlogi za zaposlitev (npr. diplome, spričevala, potrdila o dodatnih znanjih in kvalifikacijah, življenjepis, priporočila) bomo hranili do izteka pritožbenega postopka oziroma do pravnomočno zaključenega sodnega postopka.
- dokumentacijo, ki je nastala v vašem izbirnem postopku (npr. objava prostega delovnega mesta, vaša vloga, sklep o imenovanju izbirne komisije, analiza vaše vloge, morebitno naše vabilo vam na razgovore, morebitni testi oziroma preizkusi znanja, zapisnik vašega izbirnega postopka, naše obvestilo vam o neizbiri, vaše pritožbe) bomo hranili pet let od dneva odločitve o izbiri (v primeru, ko pravno sredstvo zoper odločitev o izbiri ni bilo vloženo);
- Valicon bo hranil vaše osebne podatke v posebni mapi še pet let po zaključku izbirnega postopka za primere, če se pojavijo nove zaposlitvene priložnosti za katere ste lahko primerni in če ste za to podali svoje soglasje.
Po izteku zgoraj navedenih rokov hranjenja (ali ko boste umaknili soglasje glede roka iz zadnje gornje točke), bodo vaši podatki izbrisani ali trajno in nepovratno uničeni.
Če bo vaša prijava za zaposlitev uspešna, bodo vaši osebni podatki, ki so bili zbrani tekom izbirnega postopka, preneseni v vašo personalno mapo. O rokih hranjenja vaših podatkov boste obveščeni preko nove politike zasebnosti.
Vaše pravice
Kot posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, imate številne pravice. Vi tako lahko:
- pridobite na podlagi zahteve kopijo vaših osebnih podatkov, ki jih Valicon obdeluje;
- zahtevate, da Valicon popravi vaše nepopolne ali netočne osebne podatke;
- zahtevate, da Valicon izbriše ali preneha obdelovati vaše osebne podatke, kadar npr. osebni podatki niso več potrebni v povezavi z namenom, za katerega so bili zbrani ali drugače obdelani;
- nasprotujete obdelavi vaših osebnih podatkov kadar Validon obdeluje vaše podatke na podlagi zakonitega interesa;
- zahtevate prenehanje (omejitev) obdelave vaših podatkov za določeno obdobje v primeru, da so vaši osebni podatki netočni ali če obstaja spor o tem ali vaši interesi prevladujejo nad zakonitimi interesi Valicon-a za obdelavo podatkov; in
- zahtevate, da po zaključku izbirnega postopka Valicon prenese vaše osebne podatke, ki ste nam jih posredovali v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, vam ali vašemu potencialnemu ali novemu delodajalcu.
Če bi radi uveljavljali katerokoli od zgoraj navedenih vaših pravic, prosim kontaktirajte naš kadrovski oddelek in sicer na elektronski naslov [email protected].
Če verjamete, da valicon ni ravnal skladno z zahtevami pri uveljavljanju vaših pravic, se lahko pritožite Informacijskemu pooblaščencu (https://www.ip-rs.si/).
Kot kandidat za razpisano delovno mesto nimate nobenih zakonskih obveznosti, da posredujete Valiconu vaše podatke tekom trajanja zaposlitvenega postopka. Vendar v primeru, da ne posredujete vaših podatkov, Valicon morda ne bo mogel ustrezno ali sploh obravnavati vaše vloge.
Izbirni postopki v družbi Valicon ne temeljijo na avtomatizirani obdelavi podatkov.
Pooblaščena oseba za varstvo osebnih podatkov v družbi Valicon je “Info hiša”, Likozarjeva ul.14, 1000 Ljubljana, ki se jih lahko kontaktira na tel.št 01/420-49-00 ali na [email protected].
